Digitale Geschäfts­prozesse

Digitale Geschäftsprozesse sollten mittlerweile der Normalfall sein – das sind sie aber nicht. Zwar setzen praktisch alle Unternehmen ERP-Systeme ein, und viele auch Systeme für z. B. das Customer Relationship Managent (CRM) oder Document Management (DMS). Diese Systeme erfassen aber vornehmlich die unmittelbar wertschöpfenden oder rechtlich vorgegebenen Prozesse. Ihre Anpassung und Erweiterung an weitere, oft auch unternehmensspezifische Prozesse ist aufwändig oder einfach nicht möglich. Insbesondere die Unterstützungsaktivitäten (Support Activities), die keine direkt wertschöpfenden Beiträge zur Erstellung von Produkten oder Dienstleistungen liefern, werden oft übersehen.

Die Folge sind schlecht oder gar nicht dokumentierte Prozesse oder Abläufe auf der Basis von Papierdokumenten, die verbunden sind mit Problemem wie Dokumentationslücken oder inkonsistenter Dokumentation, Nichteinhaltung geschäftlicher Regeln und Vorgaben, unzureichende Kommunikation beim Übergang von Aufgaben an andere oder neue Mitarbeitende und Ineffizienzen durch ungenutzte Möglichkeiten zur Automation.

Wir helfen Ihnen bei der Identifikation, Dokumentation und Automatisierung solcher Prozesslücken.

Geschäfts­prozess­analyse und ‑optimierung

Die Geschäftsprozessanalyse beginnt mit der Identifikation undokumentierter oder nicht automatisierter Abläufe und mündet in die Dokumentation des Ist-Zustands. Auch wenn an dieser Stelle noch keine Verbesserung des Ablaufs erreicht wurde, ist nun immerhin die aktuelle Praxis dokumentiert. Selbst dies kann schon ein handfester Vorteil sein, z. B. wenn man Prozessdokumentation für Zertifizierungen benötigt, vor allem aber, wenn neue Mitarbeitende die betreffenden Aufgaben übernehmen sollen – denn dies geschieht nun nicht mehr per »Mundpropagana« sondern anhand intuitiv verständlicher Abläufe in standarbasierten graphischen Modellen.

Aber hier geht es erst so richtig los. Der nächste Schritt ist die Optimierung: Im kleinen Team, mit Menschen aus der betrieblichen Welt des Unternehmens und Fachleuten für Geschäftsoptimierung und -automatisierung untersucht man das Ist-Modell auf Ineffizienzen und Automatisierungsmöglichkeiten. Business Process Model and Notation 2.0 (BPMN 2.0) stellt hierbei ein wichtiges Werkzeug als Dokumentations- und Kommunikationsmittel dar, da es für Betriebs- und IT-Fachleute gleichermaßen gut lesbar ist. Gleichzeitig ist es eine formale Computerrepräsentation und bildet eine hervorragende Basis für die Automatisierung.

Geschäfts­prozess­automatisierung

Mit dem BPMN-2.0-Modell ist schon sehr viel getan. Das Modell kann, da es auf einem offenen Standard basiert, hersteller­unabhängig in verschiedene Ausführungs­umgebungen, sog. Process Engines, übernommen werden. Einfachere Prozesse können darin sofort ausgeführt werden. In der Regel sind allerdings noch weitere Arbeiten wie z. B. prozessspezifische Formulare oder die Datenübertragung von und zu Bestandssystemen notwendig.

Sprich: Will man die Automatisierung möglichst weitgehend nutzen, kommt man an etwas Programmierung nicht vorbei. Processes in Motion kann Sie natürlich auch dabei unterstützen.

Technical Field Services: 4tfs

4tfs ist unsere Cloud-Anwendung zur Prozessautomatisierung in der Instandhaltung. Sie unterstützt Mitarbeitende im technischen Service vor Ort und im Back Office, indem sie diejenigen Aufgaben abbildet, die z. B. mit dem ERP-System nicht erledigt werden können. Ihre primäre Aufgabe ist es, Mitarbeitende im Service vor Ort beim Kunden mit den nötigen Informationen zu versorgen und sie in die Lage zu versetzen, ihre Aufgaben ohne den mit Medienbrüchen verbundenen Einsatz von Papier oder improvisierten Digital-Lösungen, z. B. per Instant Messager, auszuführen.

4tfs unterstützt dabei den gesamten Teilprozess von der Übernahme der Auftragsdaten aus dem ERP-System bis zur Rückgabe der aufbereiteten Einsatzdaten dorthin. Zu den Funktionen gehören die Einsatzplanung, per Kalender oder Landkarte, ebenso wie flexible Gestaltung von Wartungsplänen. Zentraler Bestandteil ist die Abarbeitung der Wartungspläne durch die Service-Leute vor Ort, einschließlich einer unkomplizierten Material-, Wege und Zeiterfassung. Per 4tfs können Service-Mitarbeitende auch zum Einsatzfall passende Dokumentation abrufen. 4tfs ist rein Web-basiert und funktioniert mit den gängigen Browsern, ist aber dennoch voll offline-fähig. Die Anbindung an Master-Systeme (ERP, CRM, DMS) erfolgt über geeignete Schnittstellen.

Beratung & Entwicklung

Processes in Motion bietet umfassende Beratung in allen hier vorgestellten Themenbereichen an, von den frühen Phasen der Geschäfts­prozess­analyse bis hin zur Umsetzung, einschließlich der dazu notwendigen Entwicklungsdienstleistungen. Wir entwickeln und warten alles, was für eine funktionierende Prozessautomatisierung erforderlich ist, vor allem die die Process Engine umgebenden Elemente, wie Worker zur Anbindung an Ihre Bestandssysteme oder Router für User-Interface-Komponenten mit erweiterter Funktionalität.

Über uns · Kontakt

Processes in Motion ist ein Transferunternehmen im Steinbeis-Verbund, das 2012 als Spin-Off der Hochschule Esslingen gegründet wurde. Steinbeis ist ein weltweiter Verbund aus rund 1.100 Transferunternehmen, in dem 5.500 Experten ihr Know-how einbringen. Sie erarbeiten in interdisziplinären Teams individuelle Problemlösungen, die Kunden einen echten Mehrwert bringen und Steinbeis den Erfolg ermöglichen – damit sind wir zu einem der weltweit erfolgreichsten Dienstleister im Wissens- und Technologietransfer geworden.

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